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[정기학술발표회] 준비사항 안내 필독! 요망!
작성자
관리자
작성일
2021-07-19
조회
134

한국식물생명공학회 회원 여러분들께,

 안녕하십니까?

2021년 한국식물생명공학회 정기학술발표회 준비상황 업데이트 메일을 보내드리게 되었습니다. 먼저 회원 여러 분들의 높은 관심과 협조로 정기학술대회 사전등록이 과거보다 훨씬 많이 이루어졌습니다 (460). 이에 먼저 깊은 감사의 인사를 드립니다.

 이러한 회원 분들의 기대에 부응하고자 정기학술대회 준비에 만전을 기하고 있습니다. 이런 와중에 최근 수도권을 중심으로 COVID-19 상황이 악화되면서 학회가 개최되는 제주도의 사회적 거리두기 단계가 2-3단계로 상향되고 있어, 아마도 회원들의 정기학술대회 참석에 대한 걱정과 우려가 있을 것으로 여겨집니다. 현재 최선의 상황은 코로나 상황이 단기간에 안정되어 사회적 거리두기 단계가 다시 하향되는 것이나, 저희는 최악의 상황에도 대비해야 할 것으로 여겨집니다.

 이에 지난 714, 이효연 회장님, 박수진 사무국장, 김정일 조직위원장, 강진호 조직위/운영위원장 및 운영위원 (심재성, 정유진, 신아영) 분들이 학회 개최장소인 라마다프라자 제주호텔을 방문하여 담당 지배인과 단계별 개최 방안에 대한 논의를 진행하였습니다. 참고로, 현재 단계별 학회 참석 가능 인원은 다음과 같습니다.

- 1단계 : 499명까지 참석 가능

- 2단계 : 세미나실 기준 99명까지 참석 가능

- 3단계 : 세미나실 기준 49명까지 참석 가능

[4단계는 상상하기 싫지만 전면 비대면으로 진행해야 할 것으로 여겨집니다]

 참고로 학회에서는 개최기간 동안 호텔 행사장 전체를 대여하였기에 (대여료 2,000~2,500만원) 현재 거리두기를 고려하면 300명 수용 가능한 강의실과 더불어 (150× 2), 20인 정도 수용 가능한 4개의 소회의실을 확보하고 있었습니다. 그리고 이번 회의에서 3단계 상향을 고려하여 추가로 이용할 수 있는 호텔 내 장소를 섭외하였고, 추가 4개실을 확보하여 약 130이 사용할 수 있는 장소를 별도 확보하여 운영하는 것을 논의하였습니다 (카페, 식당 등도 별도로 이용 가능). 또한 포스터가 전시되는 공간은 행사장 로비로 인원 제한 장소와는 별도라고 안내받았으며, 강의실 내 인원 조절은 의자 수로 조절할 수 있을 것으로 여겨집니다. 그리고 코로나 백신 2회 접종 완료자나 얀센 접종 완료자는 인원 제한 없이 자유로이 출입이 가능합니다.

 

이러한 상황을 고려하며, 저희가 2-3단계 상황에서 정기학술대회를 개최하는 방안에 대해 논의한 회의결과를 요약하면 다음과 같습니다.

1) 연사 분들의 발표를 Zoom으로 실시간으로 공유하는 하이브리드 형식 개최를 결정였으며 (현재 웹사이트 및 인터넷/모뎀 구축 업체와 협의 중),

2) 행사당 인원 제한이 있으므로 정기학술대회와 식물재분화연구회를 이용하여 2개의 행사로 나누도록 하여 2개의 세미나실을 최대한 활용하도록 하고 (2단계: 99× 2 = 198, 3단계: 49× 2 = 98명 참석 가능),

3) 실시간 Zoom 접속 가능한 호텔 내 장소를 제공하여, 대면 참석하지 못하는 분들이 호텔 내에서 Zoom을 통해 세미나에 참석할 수 있도록 만들고 (4개 룸 이상, 130명 이상 수용),

4) 세미나 참석하는 분들과 포스터 보시는 분들을 분산시켜 단계별 인원을 초과하지 않도록 안배하기로 하였으며,

5) 또한, 실시간 Zoom으로 참석가능하기에 여러 장소 (, 객실, 카페 등)에서 회원 분들이 자유롭게 세미나 참여하는 것을 권장하고자 합니다.

6) 마지막으로 또 다른 준비로 제주대학교 내에 대형 강의실을 확보해 두었으며, 호텔이 아닌 강의실에서도 Zoom 접속을 통한 학회 참석이 가능하도록 준비하였습니다.

발표장 내에는 비말차단 가림막 설치와 사회적 거리두기를 준수하여 테이블당 1-2인을 조정하여 착석합니다. 참고로 그동안 우리 학회 학술발표회 개최시 제공 되었던 식사와 음료는 별도로 행사장에 준비하지 않고, 라마다프라자 제주호텔에서 사용 가능한 쿠폰을 드리는 것으로 대신하려 합니다.

일년 반 이상 지속되고 있는 코로나 상황에서, 어떻게든 회원 분들이 만나서 연구 정보 교류와 함께 정담을 나눌 수 있는 장을 제공하기 위해, 회장님을 포함하여 조직위원회에서는 최선의 노력을 가하고 있습니다. 어쩌면 사회적 거리두기 단계에 따른 제한이 저희를 조금 불편하게 만들 수는 있겠지만, 아직까지는 제주 학술대회장에 오시는 회원 분들이 대면 또는 비대면으로 참석할 수 있도록 최대한 공간을 확보하도록 하겠습니다.

 지난 회의 내용으로 정부 및 제주도에서 8월 초에 단계 조정이 있을 예정이기에, 그때 다시 한 번 준비상황을 보고해 드리도록 하겠습니다.

 아무쪼록 2021년 한국식물생명공학회 정기학술대회 성공적으로 개최되고 마무리될 수 있도록 회원 분들의 관심과 지지, 그리고 협조를 구하고 바라겠습니다.

 감사합니다.

 

2021년 정기학술발표회 및 총회 조직위원장 김정일 배상

()한국식물생명공학회 학회장 이효연 배상